Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

Razón social o nombre

Virtual Bit

Nombre comercial

Virtual Bit Universal Technology

NIT / Cédula

78233949-1

Domicilio

Medellín, Antioquia, Colombia

Correo electrónico

gerencia@virtualbitut.com

Teléfono / WhatsApp

+57 324 781 3394

Sitio web

virtualbitut.com

El área encargada de atender peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales es la Gerencia, a través del correo indicado.

2. Marco legal y definiciones

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y las demás normas que los modifiquen o complementen.

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.

Aplicamos los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

3. Datos que recolectamos

Solo recolectamos los datos necesarios para las finalidades descritas:

• Formulario de contacto y cotizaciones: nombre, correo electrónico, teléfono (opcional) y el mensaje que nos envías.
• Clientes y proveedores: nombre o razón social, documento de identidad o NIT, datos de contacto, cargo, información de facturación y pagos, y la información necesaria para ejecutar el contrato.
• Usuarios del área de clientes: usuario, correo y datos de acceso, así como registros técnicos de uso (fecha, hora y dirección IP) para seguridad.
• Datos técnicos de navegación: dirección IP y datos del navegador que registran nuestros servidores y proveedores de forma automática.

4. Finalidades del tratamiento

• Responder solicitudes, preguntas y peticiones de cotización.
• Elaborar propuestas comerciales y celebrar y ejecutar contratos.
• Prestar los servicios contratados, incluido soporte técnico y mantenimiento.
• Facturar, cobrar y cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.
• Gestionar el acceso seguro al área de clientes.
• Enviar información sobre nuestros servicios, promociones o novedades, solo si nos autorizas expresamente. Puedes retirar esa autorización en cualquier momento.
• Medir la calidad del servicio mediante encuestas de satisfacción.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.
• Proteger la seguridad de nuestros sistemas y prevenir fraudes.

No vendemos, alquilamos ni cedemos tus datos personales a terceros con fines comerciales.

5. Autorización

Solicitamos tu autorización de forma previa, expresa e informada por medios que permitan conservar prueba, como la casilla de aceptación del formulario de contacto, un documento firmado, un correo electrónico o un mensaje de WhatsApp. Conservamos registro de la fecha, el medio y la versión de esta política aceptada.

No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, por ejemplo, información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones, datos de naturaleza pública o casos de urgencia médica o sanitaria.

6. Datos sensibles y de menores de edad

No solicitamos datos sensibles (como origen racial, orientación política, convicciones religiosas, salud, vida sexual o datos biométricos). Si en algún caso fueran necesarios, te informaremos que no estás obligado a entregarlos y pediremos tu autorización explícita.

Nuestros servicios están dirigidos a personas mayores de edad y empresas. No recolectamos intencionalmente datos de niños, niñas o adolescentes; si llegara a ser necesario, se hará respetando su interés superior y con autorización de su representante legal.

7. Derechos de los titulares

Como titular de los datos tienes derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización que nos otorgaste.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que hemos dado a tus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
6. Acceder gratuitamente a tus datos personales.

Estos derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien estipule a favor de otro, acreditando su calidad.

8. Consultas, reclamos y plazos

Envía tu solicitud a gerencia@virtualbitut.com indicando tu nombre completo, número de identificación, datos de contacto, la descripción de lo que solicitas y los documentos que quieras hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes a su recibo. Si pasan dos meses sin que lo completes, entenderemos que desististe. Mientras se resuelve, la base de datos incluirá la leyenda "reclamo en trámite".

9. Encargados, transferencias y transmisiones

Para operar podemos compartir datos con encargados que nos prestan servicios, como proveedores de alojamiento web, correo electrónico, almacenamiento en la nube, pasarelas de pago y contabilidad. Les exigimos tratar la información solo para el servicio contratado y con medidas de seguridad adecuadas.

Algunos de estos proveedores pueden almacenar información en servidores fuera de Colombia. En esos casos, la transmisión se realiza conforme a la ley, con contratos que garantizan la protección de los datos o con tu autorización.

10. Seguridad y conservación

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger tus datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, como conexiones cifradas (HTTPS), control de accesos y copias de seguridad.

Conservamos los datos solo durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales, contables y tributarias aplicables. Después, los eliminamos o anonimizamos.

11. Almacenamiento local y servicios de terceros

Nuestro sitio no usa cookies de publicidad ni de seguimiento. Guarda en tu navegador (almacenamiento local) únicamente preferencias técnicas, por ejemplo, si elegiste no volver a ver la ventana promocional. Puedes borrarlas desde la configuración de tu navegador.

El sitio carga fuentes tipográficas de Google Fonts, por lo que tu navegador se conecta a servidores de Google, que pueden registrar tu dirección IP según sus propias políticas. Los enlaces a WhatsApp y a sitios de nuestros clientes te llevan a servicios de terceros con sus propias políticas de privacidad.

12. Datos que tratamos por cuenta de nuestros clientes

Cuando desarrollamos, alojamos o mantenemos plataformas para nuestros clientes, actuamos como encargados del tratamiento de los datos de sus usuarios. En esos casos, el cliente es el responsable y su propia política de tratamiento es la que aplica a esos datos. Nosotros los tratamos únicamente según sus instrucciones y con la confidencialidad pactada en el contrato.

13. Cambios y vigencia

Esta política rige desde el 7 de octubre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades para las que se recolectaron los datos. Cualquier cambio sustancial se publicará en esta página y, cuando afecte las finalidades, te lo comunicaremos antes de aplicarlo y pediremos una nueva autorización si es necesario.